GRAZ ZWEITAUSENDDREI Kulturhauptstadt Europas
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Vertragsgestaltung

Graz 2003 hatte ein - für den Kulturbereich - sehr großes Budget aus öffentlichen Mitteln für die Verwirklichung kultureller und künstlerischer Projekte zur Verfügung. Es lag im Interesse von Graz 2003, die Mittelvergabe an KünstlerInnen, ProjektpartnerInnen und Institutionen ordnungsgemäß, transparent und nachvollziehbar vorzunehmen. Zu diesem Zweck wurden privatrechtliche Verträge entworfen, die, auf Basis der Projektkonzepte und -kalkulationen, eine detaillierte Auflistung der Bedingungen für die Mittelvergabe beinhalteten: dies betraf z. B. auch Bereiche wie die Vereinbarung hinsichtlich der Einräumung von Nutzungsrechten, die Zusammenarbeit im Bereich des Marketings und des Sponsorings sowie Regelungen betreffend erforderliche Abschlussberichte.

Vor allem bei kleineren lokalen und regionalen Institutionen sowie bei Einzelpersonen traf dieses Vorgehen zunächst auf Widerstand, weil angenommen wurde, dass es einen unerwünschten Eingriff in grundlegende künstlerische Freiheiten darstelle sowie eine finanzielle Abwicklung erfordere, die ungewohnt war. Außerdem schien die Verschriftlichung von Verantwortung für ein Projektbudget beängstigend. Graz 2003 versuchte, durch viele persönliche Gespräche und Verhandlungsrunden, die Gründe und die Details der vorgeschlagenen Regelungen nachvollziehbar zu machen.

Die Anfangsschwierigkeiten, der Erklärungsbedarf in den Jahren 2001 und 2002 im Zuge der Vertragserrichtung sowie die dafür aufgewendete Zeit fruchteten jedoch schlussendlich. In den vorbereitenden Gesprächen hinsichtlich der Projektverträge wurde die Vorarbeit für eine inhaltliche und v. a. auch finanzielle Abwicklung der Projekte durch die Festlegung der Schnittstellen z. B. betreffend Marketing und Sponsoring geleistet. Es kam dadurch in fast keinem Projekt zu Problemen während der Durchführung. Außerdem ermöglichten die ausführlichen Verträge ein permanentes Monitoring der Projekte und erleichterte die Endabrechnung. Im Zusammenhang mit Steuerprüfungen oder Prüfungen durch den Rechnungshof bilden sie außerdem die Grundlage für den Nachweis der ordnungsgemäßen Abwicklung. Insoferne hat sich die Einführung detaillierter Verträge in die "Szene" auch für die ProjektpartnerInnen als positiv herausgestellt.



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